12月 302011
 

没有人因任何的因素喜欢开会。其实很多情况下,大部分的人都认为一些的会议都是在浪费时间。那么,如何剔除会议中那些浪费时间的方面,留下精华部分?那么,让我们尝试下将会议时间压缩到 22 分钟:

制定 22 分钟时间的会议

谁规定所有的会议时间需要花半个小时甚至一个小时?这有何数据依据?当然没有。其实,这点时间留给人们去阐述、辩论自己的观点显然不足够。因此反过来讲,也不可能所有的会议在 22 分钟之内搞定。但你可以尝试尽可能将会议时间控制得越来越短,而不是越来越长。

有个共同的议程

有个明确目标的议程将会使会议锦上添花、有的放矢。可以考虑在白板上写出议程的内容,同时加粗相应的关键点,由此不断提醒大家我们这个会议需要达到什么样的目标。

提前 3 天发送邀请和相关必读内容

虽然这可能是会议组织者的负担,但这能为组员降低尽可能小的成本。

千万不要让会议变成“大家尽可能得先了解文档中的内容,然后必须提交相应的作业”等这种情况。

准时开始

会议准时开始的这种情况发生的几率有多少?该死,实际情况是几乎没有。

你可能会说,部分的情况可能是由于 Outlook 等程序可能没有设置足够的提醒时间的问题。当然纯粹依靠软件是不靠谱的,甚至我建议你可以使用便签等“土办法”。

同时 22 分钟的时间对于个人而言,也可以当作是做个缓冲休息时间。

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站着开会

舒适的椅子会让人“变懒”,而同时站着开会能提醒大家目标是不是需要说明或者补充(参见“混乱的站立会议”)。

同时,你需要保持你的观点,如有必要请保持沉默,将它留到会议外去单独处理。

不要带笔记本,但记得带纸笔

如果你承诺会议会在 22 中之内搞定,那么就没有必要带其他无关的物品。

我甚至认为带上这些东西你将重复你中学时的覆辙 — 看起来你在开会,而其实你的心已经飞往他处。

纸和笔会让你的头脑清醒,也有利于分工:一个人讨论问题,另外一个人记录。

同时禁止带手机

理由同上

注意!记录所有的话题相关的反馈

如果是个会议,那必定有个人会担当组织者的角色,记录所有应该注意的点。

同时,反馈中可能会有支线等情况发生,你应该避免这些话题不会离会议本身的议题太远。

尽可能快的发送会议记录

22 分钟并不长,但你应该尽可能快的发送相关的会议记录,组织并计划下个会议。

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